Novas pesquisas científicas estão a revelar aspectos negativos da organização do ambiente de trabalho em espaços abertos, os chamados “open space“.
Há quatro anos, Chris Nagele fez o que muitos executivos no sector da tecnologia já tinham feito – transferiu a sua equipa para o chamado escritório aberto, sem paredes e divisórias.
Os funcionários trabalhavam, até então, a partir de casa, mas ele queria que estivessem todos juntos, para se conectarem e colaborarem mais facilmente. Mas em pouco tempo ficou claro que Nagele tinha cometido um grande erro. Estavam todos distraídos, a produtividade caiu e os nove empregados estavam insatisfeitos, sem falar do próprio chefe.
Em Abril de 2015, quase três anos após a mudança para o escritório aberto, Nagele transferiu a empresa para um espaço de 900m², onde hoje todos têm o seu próprio espaço, com portas e tudo.
Inúmeras empresas adoptaram o conceito de escritório aberto – cerca de 70% dos escritórios nos EUA são assim – e até onde se sabe, poucos retornaram ao modelo de espaços tradicionais com salas e portas.
Contudo, há pesquisas que mostram que podemos perder até 15% da produtividade, desenvolver problemas graves de concentração e até ter o dobro das possibilidades de ficarmos doentes em espaços de trabalho abertos – factores que estão a contribuir para uma reacção contra este tipo de organização.
Desde que se mudou para o formato tradicional, Nagele já ouviu colegas do sector da tecnologia dizerem sentir falta do estilo de trabalho do escritório fechado. “Muita gente concorda – simplesmente não aguentam o escritório aberto. Nunca conseguem terminar as coisas e precisam de levar mais trabalho para casa“, diz ele à BBC.
É improvável que o conceito de escritório aberto caia em desuso, mas algumas empresas estão a seguir o exemplo de Nagele e a voltar aos espaços privados.
Quanto mais foco, melhor
Há uma boa razão que explica porque é que todos adoram um espaço com quatro paredes e uma porta: o foco. A verdade é que não conseguimos cumprir várias tarefas ao mesmo tempo e pequenas distracções podem desviar a nossa atenção durante até 20 minutos.
E mais: alguns escritórios abertos podem até afectar negativamente a nossa memória. Isto vale especialmente para o esquema conhecido como hotdesking, uma versão extrema do espaço aberto, onde as pessoas se sentam onde quiserem, levando o equipamento consigo.
Retemos mais informações quando nos sentamos num local fixo, afirma à BBC Sally Augustin, psicóloga ambiental e de design de interiores em La Grange Park, no Estado americano de Illinois.
Não é algo assim tão óbvio no nosso quotidiano, mas descarregamos memórias – normalmente pequenos detalhes – no nosso ambiente, afirma Augustin.
Esses detalhes – que podem ser desde uma ideia rápida que queremos dividir, até uma mudança de cor num projecto em execução – podem ser recuperados apenas naquela configuração.
Não colaboramos como pensamos
Para a maioria das pessoas, o barulho é o que mais incomoda. Pesquisadores da Universidade de Sidney, na Austrália, descobriram que quase 50% das pessoas, num ambiente totalmente aberto de trabalho, e quase 60% das pessoas, em cubículos com divisórias baixas, se dizem insatisfeitas com a privacidade sonora dos ambientes. Apenas 16% das pessoas em salas particulares afirmaram o mesmo.
O estudo questionou pessoas em diferentes tipos de escritórios sobre o grau de satisfação com o espaço em 14 aspectos, como a temperatura, a qualidade do ar e a privacidade sonora, e os ambientes fechados saíram-se melhor do que os abertos.
Além da economia de custos, um argumento principal pelos espaços abertos é que aumentam a colaboração. No entanto, já foi documentado que raramente temos ideias brilhantes quando estamos apenas a fazer conversa num grupo. É mais comum, como é notório, que fiquemos a saber do presente de Natal que um colega comprou ou de problemas conjugais do vizinho de mesa.
“As pessoas conversam mais (em ambientes abertos), mas não necessariamente sobre assuntos de trabalho”, diz Augustin. Uma sessão de brainstorm requer algum grau de planeamento e privacidade, e não à toa que se costuma reservar uma sala de reunião para esses momentos.
Ocorre que os nossos melhores trabalhos costumam acontecer quando estamos 100% focados, diz a investigadora. Podemos até trabalhar num espaço cheio de gente, mas o produto final não será tão bom como se estivéssemos num local quieto.
“É ineficiente”, afirma a psicóloga. “É uma pena desperdiçar pessoas por não lhes dar um lugar que apoie o que elas façam”, acrescenta.
Naturalmente que é importante criar laços e conhecer os colegas, diz Augustin. Mas há várias maneiras de fazer isso em escritórios fechados. A equipa de Nagele, por exemplo, almoça junta todos os dias. Algumas ideias costumam surgir nesses momentos, diz o executivo, mas a maioria nasce de sessões planeadas e mais focadas de brainstorm.
Encontrar o equilíbrio certo
Para funções que exigem foco, como a escrita, a publicidade, o planeamento financeiro e a programação, algumas empresas que não estão prontas para abandonar os escritórios abertos estão a testar salas mais reservadas e espaços fechados.
O problema é que muitos não se sentem confortáveis em deixar o espaço comum para ficarem sozinhos – pode parecer que não estariam a esforçar-se se não estiverem presentes. Isto de facto ocorre em ambientes de trabalho de alta pressão – alguns podem até achar que ir para uma sala mais tranquila é uma demonstração de fraqueza, afirma Augustin.
Outras empresas estão a criar espaços fechados para equipas menores. Ryan Mullenix, da NBBJ, uma empresa global de arquitectura, trabalhou com companhias de tecnologia que construíram escritórios com capacidade para três a 16 pessoas.
Elas ainda podem colaborar nesses espaços, mas também podem bloquear o ruído de outras equipas que não precisam de ouvir. Ou seja, a tecnologia também pode ser útil.
O escritório de trabalho de Mullenix tem sensores, instalados a três metros de distância entre si, que podem identificar ruído, temperatura e quantidade de pessoas no local. A equipa pode conectar-se ao aplicativo para descobrir o ponto mais tranquilo do escritório em determinado momento.
A má notícia para ocupantes insatisfeitos de escritórios abertos é que o conceito não sairá de moda tão cedo. No entanto, afirma Nagele, mais empresas deveriam considerar o que ele descobriu. Os seus funcionários, afirma, estão mais felizes e mais produtivos – e isso ajuda a companhia e toda a gente.
“As pessoas agora podem fazer um trabalho mais focado e têm mais tempo para trabalhar”, diz ele. “Isso ajudou a organizar as ideias de todos”, conclui.
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O que prejudica as pessoas, é apenas o trabalho!